Unidad 3 Operaciones con archivos

Unidad 3 Operaciones con archivos

Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando
tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos
guardar el libro antes de cerrar.

Crear automáticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:
Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Guardar como...

Después hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón "Herramientas"

Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando
memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del
documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Haz clic sobre el botón:
Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Cerrar todos los libros de trabajo.
Vamos a ver la forma disponible para cerrar varios libros de trabajo al mismo tiempo.

Cerrar todos los libros abiertos.
Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automáticamente todos ellos
con una sola operación. Para ello:
1 Haz clic en el Botón Office .
2 Haz clic en el botón Salir de Excel.
3 Si al cerrar algún libro encuentra alguna modificación no guardada, nos avisará como vimos en la operación normal para cerrar un libro.
Se cerrarán automáticamente todos los libros abiertos.

Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que
queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

• Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.

• O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

Más opciones al crear libros de trabajo
Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de
empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la
creación de libros de trabajo.

• Usar plantillas.

Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir
tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Seleccionar el Botón Office .
Elegir la opción Nuevo...
Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro.


Aparecerán las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habría que volver a instalar Excel2007 con las
opciones de plantillas activadas .
Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.
Hacer clic sobre el botón Crear.
Posiblemente nos avise de la habilitación de macros junto con la plantilla, y al final aparecerá una
copia de nuestro modelo elegido.
Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original.

• Crear plantillas.

Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de
trabajo creados a partir de esta plantilla.
Seleccionar el Botón Office.
Elegir la opción Guardar como...
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista
desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Excel2007 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla esté siempre
disponible al seleccionar la opción Nuevo del Botón Office.

Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:


Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.
Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.
En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior
aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.

Abrir varios libros de trabajo a la vez.

• Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de diálogo Abrir. Para ello:

Seleccionar el Botón Office... y elegir la opción Abrir.

Seleccionar un archivo a abrir.
Pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada seleccionar otro archivo.
Repetir este último paso hasta que estén seleccionados todos los archivos que deseamos abrir.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Todos los archivos se abrirán solo que uno de ellos se visualizará en pantalla, los demás estarán por debajo.

• Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Abrir.

Guardar como.
Botones del cuadro de diálogo Abrir.

Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior.
Existe un botón que sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver
atrás, es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Otro nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta
se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.
Otro nos permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Otro nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá
que especificarle un nombre.
Otro nos permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la
derecha, elegiremos entre:

• Iconos pequeños: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño pequeño.
  

• Iconos grandes: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño grande.
  

• Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.

• Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.

• Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del
  recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

• Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como Historial, Favoritos, Mis
documentos,... para acceder directamente a ellas.