Unidad 6: Formato de celdas

Unidad 6: Formato de celdas.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de
diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las
dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

• Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.


Alineacion

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
- Aparecerá la ficha de la derecha.
- Elegir las opciones deseadas.
- Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

• Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
  Seleccionar la pestaña Inicio.
  Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
  En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
  Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
  Elegir las opciones deseadas del recuadro.
  Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
  Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra
  selección en la celda.

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

• Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Seleccionar la pestaña Inicio.
 Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
 Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
 Aparecerá la ficha de la derecha.
 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
 Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de
sombreado, bastará con elegir Sin Color.



Números


Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes
pasos:

• Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

- Hacer clic sobre la pestaña Número.
- Aparecerá la ficha de la derecha:
- Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:
- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
- Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.



Protección de celdas

Vamos a estudiar la protección de celdas disponible en Excel2007 para no permitir la modificación de
celdas por error o por no tener permiso para ello.
Proteger celdas
Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel2007 ofrece varias
órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera
que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste
en proteger la hoja.
Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas
están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no
está protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones.

Unidad 3 Operaciones con archivos

Unidad 3 Operaciones con archivos

Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando
tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos
guardar el libro antes de cerrar.

Crear automáticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:
Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Guardar como...

Después hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón "Herramientas"

Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando
memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del
documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Haz clic sobre el botón:
Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Cerrar todos los libros de trabajo.
Vamos a ver la forma disponible para cerrar varios libros de trabajo al mismo tiempo.

Cerrar todos los libros abiertos.
Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automáticamente todos ellos
con una sola operación. Para ello:
1 Haz clic en el Botón Office .
2 Haz clic en el botón Salir de Excel.
3 Si al cerrar algún libro encuentra alguna modificación no guardada, nos avisará como vimos en la operación normal para cerrar un libro.
Se cerrarán automáticamente todos los libros abiertos.

Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que
queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

• Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.

• O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

Más opciones al crear libros de trabajo
Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de
empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la
creación de libros de trabajo.

• Usar plantillas.

Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir
tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Seleccionar el Botón Office .
Elegir la opción Nuevo...
Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro.


Aparecerán las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habría que volver a instalar Excel2007 con las
opciones de plantillas activadas .
Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.
Hacer clic sobre el botón Crear.
Posiblemente nos avise de la habilitación de macros junto con la plantilla, y al final aparecerá una
copia de nuestro modelo elegido.
Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original.

• Crear plantillas.

Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de
trabajo creados a partir de esta plantilla.
Seleccionar el Botón Office.
Elegir la opción Guardar como...
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista
desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Excel2007 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla esté siempre
disponible al seleccionar la opción Nuevo del Botón Office.

Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:


Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.
Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.
En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior
aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.

Abrir varios libros de trabajo a la vez.

• Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de diálogo Abrir. Para ello:

Seleccionar el Botón Office... y elegir la opción Abrir.

Seleccionar un archivo a abrir.
Pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada seleccionar otro archivo.
Repetir este último paso hasta que estén seleccionados todos los archivos que deseamos abrir.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Todos los archivos se abrirán solo que uno de ellos se visualizará en pantalla, los demás estarán por debajo.

• Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Abrir.

Guardar como.
Botones del cuadro de diálogo Abrir.

Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior.
Existe un botón que sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver
atrás, es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Otro nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta
se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.
Otro nos permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Otro nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá
que especificarle un nombre.
Otro nos permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la
derecha, elegiremos entre:

• Iconos pequeños: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño pequeño.
  

• Iconos grandes: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño grande.
  

• Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.

• Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.

• Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del
  recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

• Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como Historial, Favoritos, Mis
documentos,... para acceder directamente a ellas.

Unidad 2: Empezando a trabajar con Excel

Empezando a trabajar con Excel 2007

Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... Conceptos de Excel
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.
Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo. Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y
necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.


Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja
son:


Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:


Movimiento rápido en el libro. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

 INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA
será la celda contigua hacia la derecha.
 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él
se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Unidad 1: Biblia Excel

¿Qué es y para que sirve Excel 2007?
Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.



En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16. Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Formas basicas de iniciar Excel

• Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

• Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Compaginar sesiones Excel
Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesión del
curso y otra con el Excel2007.
Se supone que la sesión del curso está abierta ya que estás leyendo estas líneas.
Abrir la sesión de Excel2007.
Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla.
Elegir la opción Mosaico vertical.
Observa como la pantalla habrá quedado dividida en dos partes, como en la figura:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el
nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar
y cerrar .

La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar ,
Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.


La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.


La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante


Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.