Unidad 2: Empezando a trabajar con Excel

Empezando a trabajar con Excel 2007

Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... Conceptos de Excel
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.
Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo. Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y
necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.


Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja
son:


Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:


Movimiento rápido en el libro. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

 INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA
será la celda contigua hacia la derecha.
 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él
se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Unidad 1: Biblia Excel

¿Qué es y para que sirve Excel 2007?
Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.



En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16. Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Formas basicas de iniciar Excel

• Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

• Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Compaginar sesiones Excel
Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesión del
curso y otra con el Excel2007.
Se supone que la sesión del curso está abierta ya que estás leyendo estas líneas.
Abrir la sesión de Excel2007.
Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla.
Elegir la opción Mosaico vertical.
Observa como la pantalla habrá quedado dividida en dos partes, como en la figura:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el
nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar
y cerrar .

La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar ,
Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.


La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.


La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante


Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.